Privacybeleid

1. Rolverdeling: wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

Orderapp werkt met drie soorten relaties. Welke rol Orderapp speelt (verwerkingsverantwoordelijke of verwerker) hangt af van welke situatie op u van toepassing is:

(a) Bezoekers van www.orderapp.be en onze eigen relaties. Voor gegevens van websitebezoekers, prospects, resellers en gebruikers van ons eigen dashboard/facturatie is Orderapp verwerkingsverantwoordelijke.

(b) Horecazaken die het Platform gebruiken via een white-label Reseller (dit is voor het merendeel van onze klanten het geval). In dit model is de Reseller de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de horecazaak en haar eindklanten, en treedt Orderapp louter op als verwerker namens die Reseller, op basis van een verwerkersovereenkomst tussen Orderapp en de Reseller. Als u het Platform gebruikt onder het merk van een Reseller (bv. een eigen kassa-/bestelsysteem met een andere naam dan "Orderapp"), richt u vragen over uw gegevens in de eerste plaats aan die Reseller.

(c) Horecazaken die rechtstreeks (niet via een Reseller) klant zijn van Orderapp. In dat geval is de horecazaak zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar eigen eindklanten (mensen die er een bestelling plaatsen), en treedt Orderapp op als verwerker namens die horecazaak, conform een verwerkersovereenkomst.

In beide verwerker-scenario's (b en c) verwerkt Orderapp gegevens uitsluitend voor het laten functioneren van het Platform en niet voor eigen doeleinden, buiten geanonimiseerde/geaggregeerde statistieken voor productverbetering.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we

Afhankelijk van hoe u met ons in contact komt, kunnen we volgende gegevens verwerken:

• Website- en accountgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, functie — wanneer u een formulier invult, een demo aanvraagt, een account aanmaakt of klant/reseller wordt.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaattype, besturingssysteem, verwijzende URL, bezochte pagina's en tijdstippen.
• Locatiegegevens: bij gebruik van Google Maps-functionaliteit op de site.
• Facturatie- en betalingsgegevens: bedrijfsgegevens, BTW-nummer, facturatiehistoriek, betaalstatus.
• Platformdata (voor horecazaken en hun eindklanten): bestel- en transactiegegevens, betalingsgerelateerde gegevens (verwijzingen, geen volledige kaartnummers), gebruiksgegevens, en identificatie-/contactgegevens van medewerkers en klanten van de horecazaak.
• Supportgegevens: inhoud van tickets, e-mails of WhatsApp-berichten die u ons stuurt.

We verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (gezondheid, etniciteit, etc.), tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen, en richten ons niet specifiek op minderjarigen.

3. Doeleinden en rechtsgronden

4. Met wie delen we gegevens (subverwerkers/derde partijen)

We delen persoonsgegevens enkel voor zover noodzakelijk om onze dienstverlening te kunnen leveren, met volgende categorieën van derde partijen:

• Hosting & infrastructuur: Vercel (applicatiehosting), DigitalOcean (databank- en bestandsopslag)
• Betaalverwerkers (voor klanten die online/kaartbetalingen aanbieden aan hun eindklanten): Mollie, Viva Wallet/Viva.com, CCV, Bancontact Pro, MultiSafePay, Klearly, Payworld. Deze verwerken betaalgegevens rechtstreeks volgens hun eigen privacybeleid, conform PCI-DSS-normen; Orderapp slaat zelf geen volledige kaartnummers op.
• Boekhouding: Scrada (synchronisatie van kasboek/dagontvangsten voor klanten die dit gebruiken)
• E-mail: Plunk (transactionele e-mails en meldingen)
• Foutopvolging: Sentry (technische foutrapportage)
• Analytics: Google Analytics, Google Tag Manager (enkel na toestemming via de cookiebanner)
• Kaarten: Google Maps
• Platformkoppelingen (optioneel, per klant): HubRise, Untill POS, Amplr en gelijkaardige integraties die een klant zelf activeert
• Facturatie van onze eigen klanten/resellers: Stripe

Een actuele lijst van subverwerkers is op verzoek beschikbaar (voor Resellers via het Orderapp CRM/Reseller Dashboard). We verkopen geen persoonsgegevens aan derden. Sommige partijen kunnen gegevens verwerken buiten de EER (bv. VS); in dat geval hanteren we passende waarborgen zoals EU-standaardcontractbepalingen (SCC's).

5. Bewaartermijn

Transactie-, bestel- en fiscale gegevens worden bewaard gedurende minimaal 10 jaar, conform de Belgische fiscale en boekhoudwetgeving — deze termijn geldt ongeacht de beëindiging van een klantrelatie, en verwijderingsverzoeken kunnen binnen deze wettelijke bewaarplicht niet worden ingewilligd. Overige gegevens (bv. accountgegevens, marketingcontacten) bewaren we zolang de relatie loopt, en worden op schriftelijk verzoek verwijderd of gearchiveerd voor zover geen wettelijke bewaarplicht van toepassing is. Back-ups worden omwille van bedrijfscontinuïteit steeds aangehouden en vallen buiten het bereik van verwijderingsverzoeken.

6. Cookies

De website gebruikt functionele cookies (noodzakelijk voor de werking) en, na uw toestemming via de cookiebanner, analytische cookies (Google Analytics/Tag Manager). U kan uw voorkeuren op elk moment aanpassen via de cookie-instellingen onderaan de site of via uw browserinstellingen.

7. Beveiliging en datalekken

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen conform art. 32 AVG: versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangsbeveiliging, en beveiligde hosting bij gecertificeerde partijen. In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die aan onze kant plaatsvindt, brengen we de betrokken verwerkingsverantwoordelijke(n) — een Reseller, een horecazaak, of onszelf — onverwijld en waar wettelijk vereist binnen 24 uur na ontdekking op de hoogte.

8. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar, voor zover van toepassing volgens de AVG/GDPR, en dit binnen de grenzen van de wettelijke bewaarplicht (zie punt 5).

• Bent u een eindklant van een horecazaak (u plaatste er een bestelling)? Richt uw verzoek in de eerste plaats aan die horecazaak — zij is doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke.
• Gebruikt u het Platform via een Reseller onder een ander merk dan Orderapp? Richt uw verzoek in de eerste plaats aan die Reseller.
• Voor alle andere gevallen, of indien uw Reseller/horecazaak niet kan worden bereikt: [email protected].

U heeft steeds het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

9. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina, met vermelding van de datum van laatste wijziging.

10. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid: [email protected] — Orderapp BV, Neerschelde 2D, 9800 Deinze, België.